Im Zuge der Einführung neuer EDV-Techniken stellt sich die Frage, ob in Zukunft die Archivierung laufender und abgeschlossener Verwaltungsvorgänge elektronisch erfolgen kann. Dabei ist maßgeblich, ob elektronisch archivierte Dokumente in einem gerichtlichen Verfahren den selben Beweiswert haben, wie die bisherigen Akten (B.). Desweiteren ist zu Fragen, ob solche Dokumente in einem Urkundsprozeß (§§ 592 ff. ZPO) (C.) und im Rahmen einer Restitutionsklage (spez. § 578 Nr. 7 b ZPO) Verwendung finden können (D.). Letztlich bleibt die Frage, ob die Behörde ihrer Pflicht zur Gewährung von Akteneinsicht durch die Vorlage elektronischer Dokumente, sei es auf dem Bildschirm oder durch einen Ausdruck nachkommen kann (E.).
Die VwGO enthält für verwaltungsgerichtliche Streitigkeiten kein eigenes Beweismittelrecht. Es sind vielmehr gemäß §§ 98, 173 VwGO die Vorschriften der ZPO entsprechend anzuwenden. Die ZPO kennt enumerativ (Fn. 1) fünf Arten des Strengbeweises (Fn. 2), nach denen grundsätzlich alle Beweismittel eingeteilt werden. Darüber hinaus sind in gewissen Fällen, die hier jedoch nicht in Betracht kommen, weitere Beweismittel (sog. Freibeweis) von der Rechtsprechung anerkannt worden (Fn. 3).
Papierdokumente sind grundsätzlich Augenscheinsobjekte und werden daher als Augenscheinsbeweis nach den §§ 371 ff. ZPO beurteilt. Dies hat zur Folge, daß sie, soweit in den Prozeß eingebracht, der freien richterlichen Beweiswürdigung aus § 286 ZPO unterliegen. Sowohl die innere (formelle) Beweiskraft (Fn. 4) als auch die äußere (materielle) Beweiskraft (Fn. 5) unterliegen der richterlichen Würdigung - der Richter kann entscheiden, ob er dem Dokument glauben schenkt oder nicht.
Ist das Papierdokument eine Urkunde im Sinne der ZPO und erfüllt die weiteren Anforderungen der §§ 415 ff. ZPO, kann es als Urkundsbeweis in den Prozeß eingebracht werden. Der Begriff der Urkunde ist umstritten. Ein Dokument ist nach herrschender Meinung eine Urkunde, wenn es die schriftliche Verkörperung einer Gedankenäußerung ist (Fn. 6). Die weiteren Voraussetzungen der §§ 415 ff. ZPO betreffen bei öffentlichen Urkunden (§ 415 ZPO) die Frage, ob die Stelle, die die Urkunde ausgestellt hat, zuständig war und innerhalb ihrer Amtsbefugnisse gehandelt hat. Bei Privaturkunden (§ 416 ZPO) ist weiteres Erfordernis für den Urkundsbeweis eine Unterschrift beziehungsweise eine dieser entsprechende Zeichnung. Der Vorteil des Urkundsbeweises gegenüber dem Augenscheinsbeweis liegt in der Vermutung der Echtheit, also der formellen Beweiskraft der Urkunde. Das Gericht kann nicht wie beim Augenscheinsbeweis nach freier Würdigung der Tatsachen entscheiden, ob die Urkunde in der vorliegenden Form ausgestellt wurde, also nicht verfälscht ist. Es muß die (öffentliche) Urkunde solange als echt ansehen, bis der Gegner das Gegenteil bewiesen hat (§§ 415 II, 437 ZPO).
Es ist daher zu fragen, ob das elektronisch gespeicherte Dokumente (II.) oder ihre Ausdrucke (III.) Urkunden im Sinne der §§ 415 ff. ZPO sind.
In der Literatur herrscht weitgehend darüber Einigkeit, daß Dokumente, die nur in einem Computerspeicher (Baustein, Diskette, Magnetband, CD-ROM oder ähnliches) existieren, keine Urkunden im Sinne des §§ 415 ZPO sein können (Fn. 7). Begründet wird dies zum einen mit der fehlenden schriftlichen Verkörperung der im elektronischen Dokument enthaltenen Gedankenäußerungen. Darüber hinaus fehle ihnen die Verkehrsfähigkeit. Der hohe Beweiswert der Urkunde liege in der jederzeitigen Möglichkeit der Einsichtnahme. Diese sei bei elektronischen Speicherverfahren nicht gegeben, da es regelmäßig ein hoher technischer Aufwand sei, den Inhalt des Dokumentes sichtbar zu machen (Fn. 8). Desweiteren spreche gegen die Qualifizierung des elektronisch gespeicherten Dokumentes dessen Zuverlässigkeit (Fn. 9). Eine Fälschung eines solchen Dokumentes ohne Spuren zu hinterlassen, ist regelmäßig leicht möglich.
Dieser Wertung ist sich anzuschließen. Solange das Dokument nur im Computerspeicher existiert, fehlen ihm nach der derzeitigen Verkehrsauffassung die Eigenschaften, die eine auf Papier "gespeicherte" Gedankenäußerung zur Urkunde machen. Mag man die geringe Zuverlässigkeit noch durch kryptologische Verfahren kompensieren können, muß man doch davon ausgehen, daß die Möglichkeiten der elektronischen Post hinsichtlich der Leichtigkeit der Einsichtnahme und Weitergabe der Gedankenäußerung nach der Verkehrsauffassung hinter den Möglichkeiten des Papierdokumentes zurückbleiben. Es wird wohl noch einige Zeit dauern, bis sich die elektronischen Dokumente in der Öffentlichkeit die Reputation verdient haben, die ihr Papierpendant hat.
Lediglich elektronisch gespeicherte Dokumente können daher im Prozeß nur als Augenscheinsbeweis eingebracht werden. Bei der richterlichen Würdigung selbiger könnte dann hinsichtlich der Echtheit des Dokumentes auf digitale Verschlüsselungsverfahren der Behörde abgestellt werden, die eine Verfälschung (nahezu) ausschließen sollen.
Zur beweisrechtlichen Qualifizierung des Computerausdrucks ist zunächst in tatsächlicher Hinsicht zwischen dem Ausdruck gescannter (Fn. 10) Dokumente (1.) und dem Ausdruck direkt im Computer erstellter Dokumente (2.) zu unterscheiden.
Werden Urkunden und andere Dokumente in den Computer gescannt und später wieder ausgedruckt, entspricht dies technisch dem Fotokopieren mittels einem herkömmlichen Kopiergeräten (Fn. 11). Hinsichtlich der beweisrechtlichen Beurteilung des gedruckten Scans kann daher auf die Bewertung von Fotokopien zurückgegriffen werden.
Hier ist zunächst § 435 ZPO zu beachten. Gemäß § 435 ZPO kann die Behörde an Stelle der Urschrift auch eine beglaubigte Abschrift (= Kopie) der Urschrift vorlegen. Sie hat jedoch auf Verlangen des Gerichts die Urschrift nachzureichen beziehungsweise die Unmöglichkeit der Vorlage zu begründen. Kann die Behörde die Urschrift nicht vorlegen, weil diese zum Beispiel vernichtet wurde, entscheidet das Gericht nach freier Überzeugung über die Beweiskraft der beglaubigten Abschrift. Dabei dürfte davon auszugehen sein, daß das Gericht, nachdem es schon aufgrund von Zweifeln an der Echtheit der beglaubigte Kopie die Vorlage der Urschrift verlangt hat, die Beweiskraft der Kopie wahrscheinlich negativ beurteilen wird.
Daneben ist zu bedenken, daß die Urkundsqualität von Ablichtungen von der Rechtsprechung allgemein nicht anerkannt wird (Fn. 12). Die Kopie sei nur ein einigermaßen getreues Abbild des Originals, sie enthalte ähnlich wie die Abschrift lediglich die (bildliche) Wiedergabe der in einem anderen Schriftstück verkörperten Erklärung (Fn. 13). Der Kopie fehle es der der Urkunde eigenen Beweisbestimmung (Fn. 14). Dem folgt grundsätzlich die herrschende Auffassung in der Literatur. Einige Stimmen in der Literatur bejahen die Urkundsqualität einer Kopie, soweit der Aussteller die Abschrift dazu bestimmt hat, die Urkunde im Rechtsverkehr zu vertreten (Fn. 15). Nur auf diese Weise könne der geschäftlichen und anwaltlichen Praxis Rechnung getragen werden, an Stelle der Urschrift im täglichen Verkehr mit Kopien zu arbeiten (Fn. 16). Anderenfalls wären neue technische Entwicklungen "ad absurdum" geführt (Fn. 17). Ob diese vom erwünschten Ergebnis her argumentierende Meinung haltbar ist, ist zu bezweifeln, kann aber dahingestellt bleiben, da Kopien öffentlicher Urkunden, die hier in Rede stehen, ohnehin, wie oben dargelegt, den Erfordernissen des § 435 ZPO unterliegen.
Es bleibt daher festzuhalten, daß die Kopie und damit auch der Ausdruck eines gescannten Dokumentes nicht als Urkundsbeweis im Prozeß eingebracht werden kann, soweit der Ausdruck nicht beglaubigt ist und die Urschrift auf Anforderung des Gerichts nachgereicht werden kann. Dasselbe muß auch für die Speicherung auf Mikrofilm gelten, da dort ebenfalls eine Abschrift der Urschrift angestellt wird.
Es stellt sich die Frage, ob der Computerausdruck, soweit er den übrigen Formanforderungen genügt, allein aufgrund der Tatsache, daß er in Papierform vorliegt, als Urkunde gewertet werden kann.
Einer solchen Wertung steht entgegen, daß der es sich beim Ausdruck um eine Kopie eines elektronischen Dokumentes handelt, welches selber keine Urkunde ist (Fn. 18). Es besteht kein Anlaß, den Ausdruck, also die beliebig reproduzierbare Kopie der Nichturkunde elektronisches Dokument besser zu stellen als die Vorlage, das elektronische Dokument selber (Fn. 19). Desweiteren spricht die leichte Manipulierbarkeit und die mit diesem Vertrauensdefizit mangelhafte Verkehrsfähigkeit gegen eine Qualifizierung des ausgedruckten Dokumentes als Urkunde.
An dieser Stelle soll die Telefax Rechtsprechung der vergangen Jahre angesprochen werden (Fn. 20). Die höchstrichterliche Rechtsprechung hat anerkannt, daß eine Rechtsmitteleinlegung sowie gewisse Prozeßhandlungen grundsätzlich auch mittels eines Telefaxes eingereicht werden könne. Die an für sich erforderliche Unterschrift könne durch den Zusatz ersetzt werden, daß der Schriftsatzes elektronisch abgefaßt worden sei und eine eigenhändige Unterschriften deshalb nicht erforderlich sei. Durch diesen Zusatz könne sichergestellt werden, daß entsprechend dem Unterschreiben, keine Entwürfe oder vergleichbares bei Gericht eingereicht würden (Fn. 21).
Soweit hier der Kopie, beziehungsweise dem elektronischen Ausdruck eine gewisse Urkundsqualität zugebilligt wurde, ist dies wohl nicht auf den Ausdruck elektronisch abgefaßter und archivierter Dokumente übertragbar. Bei den anerkannten Fällen handelt es sich um Handlungen der Parteien, die das Verfahren betreffen. Der Kläger legt ein Rechtsmittel ein oder beantragt eine Fristverlängerung. Adressat des elektronisch übermittelten Dokumentes und dessen Ausdruckes ist das Gericht selber. Indem der Absender seine Prozeßhandlung absendet, um diese im Faxgerät des Gerichts auszudrucken und damit auf das Gerichtsverfahren einwirkt, kommt der (dann ehemals) elektronischen Erklärung erst Bedeutung zu.
Demgegenüber handelt es sich bei den elektronisch erstellten und archivierten Verwaltungsdokumenten um Rechtsakte, die sich ursprünglich gegen Dritte, nicht jedoch an das Gericht gerichtet haben und die zum Nachweis der materiellen Rechtslage archiviert wurden. Der Ausdruck des Dokumentes dient nicht mehr der (regelmäßig schon geschehenen) Rechtsgestaltung.
Es bleibt daher zusammenzufassen, daß das elektronisch abgefaßte und archivierte Dokument, das später anläßlich eines Prozesses erst ausgedruckt wird, allein durch den dann erfolgenden Ausdruck keine Urkunde im Sinne der §§ 415 ff. ZPO wird.
Elektronische Dokumente sind in keinem Fall Urkunden im Sinne der §§ 415 ff. ZPO. Sie erlangen die Urkundsqualität auch nicht durch einen späteren Ausdruck. Elektronische Dokumente können daher nur als Augenscheinsobjekte unter der freien richterlichen Beweiswürdigung in den Prozeß eingebracht werden. Ob der Richter der Echtheit des Dokumentes Glauben schenkt, dürfte maßgeblich davon abhängen, ob kryptologische Verfahren sicherstellen, daß keine Veränderung am Dokument vorgenommen worden sind.
Die elektronischen Dokumente bleiben im Beweiswert daher dann hinter ihrem papierenen Gegenstück zurück, wenn dieses die Voraussetzungen des § 415 ZPO erfüllt und in einen Prozeß als Urkundsbeweis mit der Echtheitsvermutung des § 437 ZPO eingebracht werden könnte. Ist dies nicht der Fall ist das elektronische Dokument dem einfachen Papierdokument gleichwertig, da dieses dann ebenfalls nur als Augenscheinsbeweis eingebracht werden kann.
Gemäß § 592 ZPO können Ansprüche auf Zahlung einer Geldsumme oder bestimmter anderer Leistungen im Urkundsprozeß geltend gemacht werden, wenn der Anspruch allein durch die Vorlage von Urkunden bewiesen werden kann. Erforderlich dafür ist die Vorlage der Urkunden oder von Abschriften selbiger (§ 593 II ZPO). Hier hat der Gesetzgeber Abschriften eine gewisse Urkundsqualität zuerkannt, jedoch nur insoweit als auch die Abschrift einer Urkunde für die Begründung Klage im Urkundsprozeß ausreichend ist. Dies bedeutet ein Urkundsprozeß auch auf der Grundlage von Abschriften, die keine Urkunden sind, geführt werden kann. Dies hat jedoch nicht zur Folge, daß die Abschriften im Prozeß wie Urkunden nach den §§ 415 ff. ZPO beurteilt werden. Sie unterliegen vielmehr als Augenscheinsbeweis der freien richterlichen Beweiswürdigung nach §§ 371, 286 ZPO.
Das OLG Köln hat in seiner Entscheidung vom 9.1.1991 (Fn. 22) entschieden, daß auch ein Telefax Urkunde im Sinne des § 592 S. 1 ZPO sein könne. Im konkreten Fall war eine Auftragsbestätigung per Telefax erfolgt, welche nun im Urkundsprozeß den geltend gemachten Anspruch begründen sollte. Das OLG Köln war der Auffassung, daß die eigenhändige Unterschrift kein die Urkunde prägendes Element sei und ihr Fehlen daher der Vorlage eines Telefaxes im Urkundsprozeß nicht entgegenstehen könne. Beim Telefax handele es sich um diejenige verkörperte Willenserklärung des Ausstellers, die mit seinem Willen dem Adressaten übermittelt wird und zugeht, also um das technisch hergestellte, für den Empfänger bestimmte Original der Erklärung (Fn. 23). Ob eine Fotokopie, die lediglich in einer (anderen) Urkunde enthaltene Gedankenäußerung abbildet, ebenfalls Urkunde im Urkundsprozeß sein könne, läßt das OLG Köln offen (Fn. 24). Das OLG Köln geht bei seiner Entscheidung nicht auf die nach § 593 II ZPO mögliche Vorlage von Abschriften der Urkunden ein.
Die Fragestellung, inwieweit elektronische Dokumente, die eigens für den Urkundsprozeß ausgedruckt wurden, als Urkunden im Sinne der §§ 592 ff. ZPO qualifiziert werden können, wird von der Entscheidung des OLG Köln meiner Ansicht nach nicht berührt.
Der Wortlaut des § 593 II ZPO spricht gegen die Möglichkeit, Ausdrucke elektronischer Dokumente als Abschriften in den Urkundsprozeß einzubringen. Gemäß § 593 II ZPO sind die Urkunden oder Abschriften selbiger der Klage beizufügen. Um eine Abschrift einer Urkunde herstellen zu können, ist jedoch zunächst eine Urkunde erforderlich. Elektronische Dokumente sind jedoch keine Urkunden im Sinne der ZPO, ihre Abschriften können damit nicht in den Urkundsprozeß nach §§ 592 ff. ZPO eingebracht werden.
Hinsichtlich der Frage, ob elektronische Dokumente eine Restitutionsklage nach § 580 Nr. 7 b ZPO begründen können, kann nur auf die Entscheidung des Bundesgerichtshofes vom 28.11.1975 Bezug genommen werden (Fn. 25). Der BGH hat dort entschieden, daß der Wortlaut des § 580 Nr. 7 b ZPO die Restitutionsklage eindeutig nur im Falle eines neuen Urkundsbeweises möglich sei. Die im konkreten Fall neu bekanntgewordenen (Landschafts- ) Fotografien (bezüglich der Lage eines Grenzsteins) könnten nur als Augenscheinsbeweis und damit nicht als Urkundsbeweis eingebracht werden. Auch eine analoge Anwendung des § 580 Nr. 7 b ZPO komme mangels einer parallelen Interessenlage nicht in Betracht. Die Restutionsklage im Falle nachträglich bekanntgewordener Urkunden sei vom Gesetzgeber eingeführt worden, um der besonderen Rolle des Urkundsbeweises als das sicherste Beweismittel Rechnung zu tragen. Dies könne nicht ebenfalls für den Augenscheinsbeweis gelten, die Restitutionsklage war nicht erfolgreich.
Dementsprechend können auch elektronische Dokumente beziehungsweise deren Abschriften keine Restitutionsklage nach § 580 Nr. 7 b ZPO begründen.
Letztendlich bleibt noch die Frage, ob die Behörde ihrer Verpflichtung zur Gewährung von Akteneinsicht durch die Vorlage elektronischer Dokumente beziehungsweise deren Abschriften nachkommen kann. Eine solche Verpflichtung kann sich etwa aus den § 99 VwGO ergeben. Durch die Akteneinsicht soll sich das Gericht Kenntnis über die Sachlage verschaffen können.
Zur Erfüllung ihrer Verpflichtung zur Akteneinsicht muß die Behörde dem Gericht grundsätzlich alle ihr vorliegenden Akten, Dokumente und Materialien vorlegen. Eine bestimmte Form der Vorlage beziehungsweise der Archivierung der Vorgänge ist jedoch nicht vorgeschrieben. Die Behörde genügt ihrer Verpflichtung zur Gewährung von Akteneinsicht daher, wenn sie dem Gericht ihre elektronischen Dokumente zugänglich macht, sei es durch elektronische Übermittlung oder durch Ausdruck. Dies besagt jedoch nichts über den Beweiswert dieser Dokumente.
Elektronische Dokumente haben gegenüber Papierdokumenten insoweit einen Nachteil, als sie im Prozeß nur Augenscheinsbeweis sein können und damit der freien richterlichen Beweiswürdigung unterliegen. Papierdokumente sind zwar grundsätzlich auch lediglich Anscheinsobjekte, können aber unter den Voraussetzungen der §§ 415 ff. ZPO auch als Urkundsbeweis mit einem höheren Beweiswert (Vermutung der Echtheit bei öffentlichen Urkunden) eingebracht werden.
Desweiteren sind elektronische Akten auch in anderen Verfahren (Urkundsprozeß, Restitutionsklage) nachteilig, als sie nicht von den gesetzlichen Vorschriften erfaßt werden, die auf den besonders hohen Beweiswert von (Papier-) Urkunden abstellen und auf dieser Grundlage gewisse Verfahrenserleichterungen gewähren.
Michael NienerzaKöln, 6. August 1997
Fußnoten
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( 1) abschließend.
( 2) Augenscheins-, Zeugen-, Sachverständigen-, und Urkundenbeweis sowie die Parteivernehmung.
( 3) Feststellung der Partei- und Prozeßfähigkeit (BGH NJW 1990, 1735); Rechtsmittelvoraussetzungen (BGH NJW 1987, 2876); Ermittlung von Erfahrungssätzen eines ausländischen Rechts sowie zum Teil im Revisionsverfahren.
( 4) Hat der vermeintliche Aussteller des Dokuments dieses abgefaßt?.
( 5) Inhaltliche Erklärung des Dokuments, Auslegung der Erklärung.
( 6) Leipold in Stein-Jonas, vor § 415 Rn. 1.
( 7) vgl. Redeker, NVwZ 1986, 545, 548; Fritzemeyer/Heun, CR 1992, 129; Raubenheimer, CR 1992, 19, 19 f.; Geis, CR 1993, 653; Heun, Sven-Erik, CR 1995, 2, 3 ff..
( 8) Schreiber in MüKo, § 415 Rn. 6; Leipold in Stein-Jonas, vor. § 415 Rn. 1.
( 9) Schreiber in MüKo, § 415 Rn. 6.
( 10) engl. to scan = abtasten; elektronische Erfassung von Dokumenten, das gescannte Dokument liegt nach dem scannen als Bilddatei im Computer vor und kann beliebig bearbeitet und reproduziert werden.
( 11) Geis, CR 1993,653, 654; sowie Welp, Strafrechtliche Aspekte der digitalen Bildbearbeitung (I), CR 1992, 291, 293 f..
( 12) zunächst für das Strafrecht BGH 11.5.1971, NJW 1971, 1812; jetzt auch im Zivilrecht BGH 21.1.1992, NJW 1992, 829, 830; vgl. auch zur Urkundsqualität der Kopie im Urkundsprozeß OLG Düsseldorf 21.1.1988, JZ 1988, 572 (verneinend) und bei der Restitutionsklage OLG Köln 9.1.1991, NJW 1992, 1774 (Anlage 8), das die Urkundsqualität eines Telefaxes für die Restitutionsklage bejaht, für die §§ 415 ff. ZPO jedoch ausdrücklich ausschließt.
( 13) BGH 11.5.1971, NJW 1971, 1812, 1813.
( 14) BGH 11.5.1971, NJW 1971, 1812, 1813.
( 15) Schreiber in MüKo, § 415 Rn. 7; wohl auch Hartmann in Baumbach, Übers. § 415 Rn. 3.
( 16) Schreiber in MüKo, § 415 Rn. 7.
( 17) Heuer, Herrmann, NJW 1982, 1505.
( 18) vgl. oben S. 2 f..
( 19) Heun, CR 1995, 2, 4 f..
( 20) vgl. die Nachweise bei OLG Köln 9.1.1991, NJW 1992, 1774 (Anlage 8).
( 21) vgl. BAG CR 1989, 709 f. sowie die Nachweise bei OLG Köln 9.1.1991, NJW 1992, 1774 (Anlage 8).
( 22) OLG Köln 9.1.1991, NJW 1992, 1774 (Anlage 8).
( 23) OLG Köln 9.1.1991, NJW 1992, 1774, 1775 (Anlage 8).
( 24) OLG Köln 9.1.1991, NJW 1992, 1774, 1775 (Anlage 8).
( 25) BGH 28.11.1975, MDR 1976, 304.
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